Cuando arrancamos con la reserva por hora, el calendario era un archivo de Excel compartido y un grupo de WhatsApp. Funcionaba hasta que dos clientes reservaron la misma sala para el mismo bloque. Ahí entendimos que necesitábamos un flujo de reservas que acompañara la estacionalidad real de la demanda: los picos de reuniones de martes a jueves, las semanas previas a feriados y los meses de menor movimiento en verano. El proyecto consistió en rediseñar el proceso de reserva para que el sistema reflejara esas variaciones sin complicar la operación diaria. Definimos reglas claras de bloqueo de horarios, límites de anticipación para cada tipo de espacio y una política de cancelación que protegiera tanto al cliente como a la disponibilidad de la sala. También ajustamos la vista de disponibilidad para que el usuario viera de un vistazo qué horarios quedaban libres, sin necesidad de escribirnos por mail. La implementación se hizo por etapas. Primero migramos la base de datos de reservas a un sistema con horarios normalizados y zonas horarias explícitas. Después configuramos los bloques mínimos por sala: las salas ejecutivas se reservan desde dos horas, mientras que los escritorios compartidos permiten bloques de una hora. Por último, conectamos el calendario con un recordatorio automático que avisa al cliente 24 horas antes, lo que redujo notablemente los no-shows. El resultado fue un flujo más predecible para el equipo y para quienes reservan. La ocupación de las salas mejoró porque los horarios bloqueados dejaron de quedar vacíos por errores de carga manual. Y el equipo de soporte dejó de recibir consultas sobre disponibilidad, porque la información ya estaba clara en la pantalla. El proyecto no cambió la esencia del servicio, pero sí la forma en que se gestiona el día a día.